Преимущества цифровизации знаний

20.07.2020

Перевод бумажных архивов в электронную форму может значительно улучшить эффективность работы компании

Большой, слишком большой объем бумажной документации — знакомая проблема? Чем крупнее компания, тем выше вероятность, что размеры бумажного архива будут затруднять его использование. Что же делать, чтобы справиться с накопившимся объемом бумаг?

Поможет создание электронного архива – структурированной системы хранения документации компании в электронном виде. Перевод в электронную форму серьезно сэкономит время и облегчит работу с архивами любого объема. Скажем больше: в современном цифровом мире оцифровка архивных документов является не просто прихотью – но необходимостью. Тем более, что электронный документооборот — ключевой элемент Цифровой экономики.

Так в чем же именно заключаются преимущества оцифровки знаний?

  • Оперативность доступа к информации. Больше не нужно перебирать пыльные папки с документами – достаточно пары кликов мышкой.
  • Удобство длительного хранения. Электронные документы не придут в ветхость, не отсыреют и не помнутся.
  • Быстрота поиска документов по ключевым признакам. Поиск необходимой информации будет занимать считанные минуты.
  • Возможность сетевого обмена между различными предприятиями. Больше никаких курьеров с бумажными папками!
  • Наглядность материалов за счет визуализации. Не секрет, что разные люди воспринимают информацию по-разному. Визуализация может стать ключом к лучшему пониманию и – возможно – к поиску инсайта?
  • Экономия средств. Нет необходимости в отдельном помещении и персонале, который будет следить за сохранностью данных.
  • Крупным компаниям, через которые ежедневно проходит многотысячный поток бумаг (анкет, заявлений, договоров, контрактов и др.) оцифровка документов поможет легко систематизировать и быстро обрабатывать данные.
  • Для начинающих компаний электронные архивы – это возможность с самого начала построить эффективную систему документооборота.

Компания Beorg.ru, входящая в консорциум ИнтерПолиМех, является лидером на российском рынке обработки документов и персональных данных. Собственное инновационное программное обеспечение BESCAN и Beorg: smart vision позволяют компании ежемесячно обрабатывать более 5 000 000 документов. Доверив создание электронного архива документов на предприятии Биорг, вы можете быть уверены в конфиденциальности и защите передаваемой информации, а также в соблюдении необходимых законодательных норм.